¿Qué planes tienes para estas navidades? Para poder disfrutar bien de la familia y las fiestas deberías planificar algunas cosas antes.

En el trabajo también debemos de planificar todo cuando nos vamos de vacaciones. Sabemos que el departamento de RR.HH tiene más trabajo qué Papá Noel en estas fechas, gestionar y procesar un sinfín de solicitudes de vacaciones cada día. ¿Te imaginas que pudieras gestionarlo todo en un clic?

Teniendo en cuenta que en España hay tres grandes periodos de vacaciones (Semana Santa, Verano y Navidad) lo más probable es que cada empleado gestione, como mínimo, tres solicitudes de ausencia al año, que deben ser aprobadas y procesadas por RR.HH., jefes de departamento…

Estas gestiones son sólo uno de los motivos que nos obligan a invertir demasiado tiempo en tareas administrativas. Si tu empresa aún gestiona los permisos y vacaciones del personal con formularios de papel, correos electrónicos u hojas de cálculo, las posibilidades de tener problemas derivados de esta gestión son altas. Pueden causar en la empresa escasez de recursos humanos en determinadas fechas, errores en las nóminas por no tener en cuenta días de vacaciones que no se han comunicado correctamente, o incluso complicaciones legales.

La buena noticia es que la automatización puede ayudar en este proceso, y te vamos a explicar cómo lograrlo.

1. Gestión de ausencias y vacaciones, todo en un único panel de control

Por primera vez en la historia laboral convivimos cuatro generaciones compartiendo el mismo espacio. Cada una con sus hábitos y costumbres a nivel laboral. Esta diferencia puede afectar en el uso de herramientas y comunicación en cada grupo de edad y por eso es importante ofrecer una vía para solicitar vacaciones acorde con el modo en que cada uno realiza sus funciones. Olvidamos el correo electrónico, que probablemente está saturado. Aquí es donde entra la automatización como fórmula para liberar las ya de por sí sobrecargadas listas de tareas de cada empleado. Recomendamos disponer de un portal y app del empleado, que incluya entre sus funcionalidades la gestión y solicitud de permisos y vacaciones, ya que simplifica la gestión. Permite al trabajador solicitar vacaciones o permisos desde su móvil y a la persona encargada de aprobar o denegar los permisos hacerlo de igual manera.

Es importante que sea multiplataforma, es decir que se puedes acceder a la información y administrarlas vacaciones y permisos de tu equipo de trabajo desde un mismo lugar, ya sea tu teléfono u ordenador, estés donde estés.

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2. Comprobar vacaciones restantes

Cualquier empresa necesita tener datos reales y actualizados sobre los días libre para tomar decisiones correctas y proteger el bienestar de sus empleados. Sin este tipo de información es imposible, por ejemplo, saber si un trabador puede estar sobrecargado y tiene tiempo suficiente para desconectar. Del mismo modo, para ellos resultará difícil comprobar cuántos días de vacaciones tiene aún disponibles, por lo que se ve obligado a esperar a que RR.HH. le informe artículo individual y por vías tradicionales y más lentas.

En cambio, gracias a la Inteligencia Artificial podrán saber perfectamente cuántos días de vacaciones tienen los trabajadores y cuándo pueden cogerlos y así evitar conversaciones incómodas. Desde un mismo panel se puede llevar el registro ordenado, de ausencias y días disfrutados.

3. Aprobación de solicitudes en línea

Utilizar un sistema de gestión permite a cada trabajador planificar y solicitar sus días libres y simplemente esperar la aprobación por parte de la persona a cargo.

De esta forma se pueden agilizar los procesos con la ayuda de notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones.

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4. Actualizar automáticamente el estado en mensajería instantánea

La pandemia ha difuminado los límites sobre cuándo es aceptable o no contactar con un trabajador por un tema laboral. Sin embargo, la Ley en España es clara y ha establecido el derecho a la desconexión digital en el artículo 88 de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, donde otorga a los empleados este derecho, que garantiza esa desconexión fuera del horario laboral, en sus permisos y en sus vacaciones.

Para no tener que contestar cuando nos escriben en apps de mensajería instantánea es fundamental recordar que no estás disponible en el momento en que te escriben, por lo que una vez aprobados tus días libres, tu estado en las apps de mensajería cambia automáticamente, pasando a “No disponible” durante todo el tiempo de tu ausencia.

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5. Recordar a compañeros de equipo el día

En muchas ocasiones, las ausencias se solicitan y aprueban con meses de antelación. De repente, el equipo descubre que un compañero que necesita no está disponible, dando lugar a una situación estresante. A falta de un estándar, el recordatorio de que alguien va a faltar suele venir de boca del propio implicado.

En un proceso de automatización los equipos son avisados automáticamente con un mensaje instantáneo del sistema de que alguien estará ausente ciertos días, al igual que los jefes, que también reciben recordatorios con las próximas ausencias de sus empleados.

6. Necesidad urgente de personal

Ausencias imprevistas a causa de bajas por enfermedad o un alto volumen de trabajo con el que no se contaba, puede ocasionar una necesidad urgente de personal.

Ya sabemos lo largo y tediosos que puede llegar a ser un proceso de selección y en este tipo de ocasiones solemos hacer un filtro rápido y normalmente ineficiente para poder cubrir esas vacantes.

El hecho de tener un base de datos con candidatos ya pre-entrevistados puede ser nuestro salvavidas, sobre todo en fechas como estas. Gracias a la Inteligencia Artificial y chatbots, como los de hr bot factory, las contrataciones se realizan hasta 9 veces más rápido, evitando sesgos a la horade reclutar a los mejores profesionales. Además, los asistentes virtuales cuidan la experiencia del candidato y les proporcionan un feedback continuo a lo largo de todo el proceso de selección.

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