Whistleblowing

¿Has oído hablar del whistleblowing? Esta práctica trata del procedimiento que busca denunciar infracciones, irregularidades y comportamientos incorrectos dentro de las empresas (corrupción, acoso sexual o cualquier tipo de discriminación).

Seguro que te suenan movimientos como el "Me too" o escándalos como las filtraciones de datos personales de Facebook. Uno o varios informantes (whistleblower) se juegan su reputación e integridad física para denunciar situaciones irregulares o vulneraciones de la legalidad vigente en las empresas.

¿Quieres saber más sobre el whistleblowing?, ¡Sigue leyendo!

¿Qué es whistleblowing?

Cuando hablamos de whistleblowing no nos estamos refiriendo literalmente a un "toque de silbato" como sería su traducción, sino a la denuncia interna que presenta una persona (normalmente un empleado) por algún incumplimiento cometido (o ilícito) por parte de la empresa. Sin embargo, no es solo para empleados, sino también para administradores, proveedores, accionistas…, incluso exempleados, que conozcan un incumplimiento legal o mala praxis de la empresa.

Por otra parte, es necesario saber que la denuncia de irregularidades no es lo mismo que presentar una queja en el lugar de trabajo. Una queja es una cuestión de interés personal y no tiene impacto en el público en general, mientras que una denuncia de irregularidades hace referencia a preocupaciones más graves y generalizadas, como se ha indicado anteriormente.

Objetivos que busca el canal de denuncias

Más allá de la denuncias laborales, el buzón o canal de denuncias anónimas busca cumplir una serie de objetivos directos e indirectos.

Detectar y prevenir actividades ilícitas que podrían dañar a la empresa.

Mejorar las medidas de control interno para reducir el riesgo de caer en malas prácticas o conductas indebidas.

Eximir o disminuir la responsabilidad penal de la compañía.

Fomentar el buen funcionamiento del sistema disciplinario, el cual castigará a los autores de las infracciones que se detecten.

Contribuir a la colaboración de investigaciones judiciales si se lleva a cabo un procedimiento legal que involucre a la empresa.

¿Es el canal de denuncias obligatorio?

El canal de denuncias solo es obligatorio para empresas y organizaciones con 50 o más trabajadores. Tal disposición queda recogida en la Directiva UE 2019/1937, que se destina a proteger a los informantes de hechos delictivos y que está pendiente de transposición en España.

Además, las empresas que quieran certificarse en los estándares UNE/ISO relacionados con el compliance (UNE 19601, UNE- ISO 37001, ISO 37002…) necesitarán buzón de denuncias anónimas. También lo necesitan las compañías que estén obligadas a establecer medidas preventivas frente al blanqueo de capitales y financiación de actividades terroristas.

Si se quisiera implantar un programa de cumplimiento normativo penal, sería obligatorio disponer de un canal de denuncias. Otro ejemplo de empresas que deben tenerlo son las que se dediquen al ámbito deportivo, ocio o formación en caso de que atiendan a menores de edad.

Cómo instaurarlo en tu empresa

Entre las medidas a implementar deberemos tener estas 7 en cuenta:

Disponer de canales que faciliten las denuncia en diferentes formatos (oral, escrito, vía telefónica, etcétera).
Preservar la identidad del denunciante, garantizando la protección de datos. No el anonimato, no válido, sino garantizando el cumplimiento de la LOPDGDD (Ley de Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales).
Se deberá presentar, en un plazo máximo de siete días naturales, un acuse de recibo.
Contar con una persona o departamento imparcial encargada de tramitar estas denuncias recibidas, manteniendo comunicación con el denunciante y aportando la ayuda e información necesarios para su tramitación de manera diligente.
Todas las denuncias se deberán tramitar de forma justa y diligente, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos.
Implantar un plazo máximo razonable para dar respuesta sobre la denuncia de 3 meses, que empezará a contar desde que se remitió el acuse de recibo.
Información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes. Negociar estos canales o vías para formalizar las denuncias, cumpliendo siempre la normativa nacional.

Es importante dejar bien definido en las empresas el procedimiento de tramitación de la denuncia, debiendo tener las personas encargadas formación en protección de datos y actuar bajo los principios de integridad, legalidad y respetando el código ético de la empresa, así como la salvaguarda de los canales de comunicación y la confidencialidad de la posible documentación generada durante la investigación y posterior archivo de esta.

La confidencialidad de los canales de denuncia

Partimos de que es algo obligatorio y no opcional, es decir, estamos ante una norma de obligado cumplimiento, fundamentada en la legislación europea.

Incluso, aunque en un principio va destinado a las empresas del sector público y del sector privado (cuando estas superen los 50 empleados), la Directiva también contempla la posibilidad de que los Estados miembros puedan solicitar a las entidades jurídicas con menos empleados que las establezcan.

La confidencialidad de los canales, ya viene implícita en la propia Directiva, en la cual exige garantizar dicha confidencialidad tanto si es por canal interno o, si se comunica directamente a las autoridades externas competentes, y además proteger contra las represalias que contempla la propia norma. Y especifica que no se revelará la identidad del denunciante si su consentimiento a terceros, salvo a aquellas personas autorizadas para recibir y tramitar las denuncias. Tampoco se podrán facilitar datos de los que se pueda deducir de alguna forma, ya sea directa o indirecta, su identidad.

No obstante, también hace hincapié en la necesidad de que sea sancionable la presentación de falsas denuncias (siendo consciente de ello), y se establezcan medidas que garanticen la compensación de los daños que se puedan derivar de dichas denuncias.

Beneficios del whistleblowing

No hay que pensar que un software de canal de denuncias es una manera de provocar un chivatazo para una inspección de trabajo, ya que ofrece una amplia variedad de ventajas. La más importante reside en que la empresa cuida su reputación. Una mala gestión de una irregularidad o su desconocimiento puede acabar llegando al público, lo que causará daños en la imagen que serán difíciles de reparar a corto plazo.

Contribuye a reducir los riesgos penales, algo posible al detectar de manera temprana cualquier conducta ilícita. Asimismo, se cuenta con una base de datos de denuncias sobre la que actuar, puesto que la empresa dispone de pruebas de la infracción cometida.

Por otro lado, con el canal de denuncias se refuerza la confianza de los empleados, quienes, gracias al anonimato, pondrán en conocimiento del personal autorizado posibles infracciones legales. Eso sí, hay que tener cuidado con cualquier indicio de denuncia falsa, las cuales restarían eficacia y valor al canal de denuncias.

Contar con un software de canal de denuncias para empresas es una forma de potenciar la implantación de programas de cumplimiento normativo. Su función es la de detectar y aclarar posibles riesgos legales para la empresa, lo que se consigue a través de prácticas y acciones éticas.