Onboarding

¡BIENVENIDO AL BARCO!

La experiencia del empleado dentro de una empresa empieza en el momento en el que un candidato manda su candidatura para una vacante. Algunos confunden el Onboarding con la tradicional inserción corporativa, pero implica un proceso más amplio, incluye el propio momento de la firma del contrato y de la tramitación de los documentos de ingreso, la explicación detallada de los aspectos más relevantes del convenio y los beneficios a los que el trabajador puede acceder, así como el acercamiento a la filosofía y los valores de la empresa, el funcionamiento de la cultura organizacional, sin dejar de lado aspectos muy cotidianos como la disposición del espacio físico y el código de vestimenta.

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La fase de incorporación es clave para la experiencia del empleado. No solo debemos tener en cuenta la presentación de éste, sino, su desarrollo en las primeras semanas de trabajo. Si no existe un proceso adecuado, que asegure la confianza y motivación del trabajador, es muy probable que éste se replantee su decisión.

Según un estudio de Oracle NetSuit, al menos el 20% de los nuevos empleados abandonan su puesto antes de cumplir dos meses en la empresa. Un buen proceso de onboarding puede llegar a mejorar la tasa de retención de los nuevos empleados hasta un 82% y la productividad de los mismos en más de un 70%.

Quizás el momento más delicado en la vida laboral sea justamente iniciarse en un nuevo puesto de trabajo. Y es aquí donde entra en juego el Onboarding.

¿Cómo generar una incorporación exitosa del nuevo empleado?

‍1. Eficiencia en Procesos Administrativos

Las nuevas incorporaciones suponen un complejo proceso administrativo de formalización. Se trata de un conjunto extenso de documentos a rellenar por parte del empleado.

Es recomendable solicitar esta información de forma previa a la incorporación. De esta manera el empleado dispondrá de mayor tiempo y tranquilidad para completarlos, estando listo para comenzar desde el primer día.

2. ¿Está todo listo?

Es fundamental que, en el momento de la incorporación, todo esté preparado para la llegada de nuevos miembros al equipo. Las herramientas que va a usar, su correo electrónico, las cuentas a los diferentes softwares, etc. Deben de tenerlos aunque no las vaya a utilizar durante la primera jornada.

La empresa debe asegurarse de que el pedido se efectúa y todo funciona correctamente antes del primer día de trabajo del empleado.

3. Información acerca de la política de empresa

Antes de la incorporación, es importante que el trabajador ya conozca los principales valores y políticas de la compañía. Esto facilita que el nuevo empleado comience en sintonía con la empresa desde el primer momento.

Algunos de los puntos que no se pueden olvidar son: horarios, vacaciones, código de vestimenta, beneficios de empresa, etc.

4. Bienvenida al equipo y oficina

Todo el mundo ha experimentado un primer día de trabajo. Esa mezcla entre ilusión y miedo cuando estas de camino a tu nueva oficina, sin saber muy bien qué esperar.

Por ello es importante que el trabajador se sienta acompañado desde el primer instante. Realizar una visita por el espacio de trabajo y las zonas comunes, para conocer el lugar de cada cosa y no tener la sensación de estar perdido.

Además el nuevo empleado debe conocer desde su incorporación a los integrantes de su equipo de trabajo, así como el resto de las personas con las que mantendrá relación de presentación del equipo ayudará a que este se familiarice y se sienta acogido. Así puede tener una ruta clara de cómo va a ser todo antes de llegar, muchos de los nervios y la tensión que pueda tener van a desaparecer, facilitando el proceso y permitiéndole adaptarse mucho mejor.

5. Establecer expectativas de trabajo

Que el empleado conozca sus objetivos y responsabilidades laborales desde el primer momento, facilita una incorporación directa y fluida.

Es importante comenzar con una introducción genérica de los objetivos de la empresa hacia el departamento en cuestión y el rol específico del nuevo empleado. Es recomendable que la reunión se desarrolle proyectando confianza, y brindando una oportunidad de discutir las propias expectativas del nuevo trabajador. Esta fase es clave para que éste sea consciente de su importancia en la empresa.

6. Plan de formación

La empresa debe desarrollar previamente un plan de formación del nuevo empleado. Se trata de una puesta al día con la situación de la compañía, así como una guía básica para facilitar el desarrollo de sus tareas.

Aunque pueden existir planes comunes para todas las nuevas incorporaciones, es importante que estos sean lo más adaptados y personalizados posible. Además, esta individualización determinará la eficiencia de estos, en cuanto a tiempo y recursos.

Explicar detenidamente la función, tareas y objetivos que se esperan de las nuevas contrataciones es clave, y también lo es explicar cómo se va a relacionar con el resto del equipo, compañeros y managers.

7. Pedir feedback o valoración del proceso de incorporación

El proceso de incorporación supone una fuente de información importante para la empresa. Una vez el nuevo trabajador se haya adaptado, se le debería dar acceso a alguna herramienta qué le permita dar feedback de cómo fue su proceso de Onboarding, las cosas que le gustaron o qué le faltó, etc.

De esa forma, encontrarás puntos fuertes y débiles en tu proceso, y serás capaz de hacer que el Onboarding sea, cada vez, menos estresante y más satisfactorio.